Die Bezahlung von Tages- und/oder Nächtigungsgeldern (Spesen) ist in § 26 Z 4 Einkommenssteuergesetz (EStG) geregelt und hat für Unternehmer durchaus ihre Tücken: Die Materie ist besonders komplex und wird gerade deshalb bei GPLA-Prüfungen meist genau kontrolliert! Im Falle von aufgedeckten Fehlern führt dies zu schmerzlichen Nachversteuerungen. Es ist für den Arbeitgeber daher empfehlenswert, insbesondere bei Spesenabrechnungen auf die genaue Einhaltung der jeweiligen arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen zu achten.

Der Gesetzgeber definiert klar, dass Tagesgelder zu zahlen sind, wenn eine Fahrtätigkeit oder eine Abwesenheit vom Dienstort mehr als drei Stunden dauert. Je angefangene Stunde gebührt dem Dienstnehmer dann ein Zwölftel des Tagesgeldes von € 26,40. In Österreich ist dies der gesetzliche Höchstbetrag pro Kalendertag. Bei Auslandsreisen gelten je nach Land andere Höchstbeträge. Im Falle einer Nächtigung gebührt ein Nächtigungsgeld von € 15,00 oder die Erstattung der tatsächlichen, durch Rechnung nachgewiesenen Kosten. Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerfrei, sofern sie den gesetzlichen Höchstbetrag nicht überschreiten. Aber Achtung! Bei Überbezahlung stellt der übersteigende Teil einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.

Erfahrungsgemäß ist es unumgänglich, die effektiven täglichen Arbeitszeiten mit den digitalen und analogen Daten (Fahrerkarte/Schaublatt) abzugleichen. Neben der daraus gewonnenen Stundenliste sollte auch immer eine Spesenliste geführt werden.

Die Erstellung der Spesenabrechnung im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben ist für den Unternehmer jedenfalls mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Wir bieten hier professionelle Unterstützung und verringern Ihren internen Betriebsaufwand, wodurch neue Ressourcen in Ihrem Unternehmen frei werden. Unser Angebot umfasst den automatischen Download und die automatische Übermittlung von Fahrerkarten- und Massenspeicherdaten sowie die korrekte Erstellung eines Kontrollbehelfs für die Lohn- und Spesenverrechnung. Wir haben hierzu eine eigene Software für die Arbeitszeiterfassung inkl. Spesenabrechnung entwickelt. Der Unternehmer erhält eine ausgearbeitete Version und muss nur noch kontrollieren.

Unsere Kunden empfinden diesen Service als große Arbeitserleichterung und sind damit auch optimal auf anstehende Betriebsprüfungen vorbereitet.

Wenden Sie sich an uns, wir erleichtern Ihnen die Einhaltung der Rechtsvorschriften erheblich und ersparen Ihnen hohe Nachzahlungen. Unser Ziel ist es, Ihnen Arbeit, Zeit und Geld zu ersparen sowie größere Sicherheit zu ermöglichen.